Akcja rekrutacja

Aktualna sytuacja pandemiczna w wielu kołach naukowych i organizacjach studenckich zdziesiątkowała członków zespołów. Jest to trudny moment, ponieważ ogranicza on efektywną pracę.

Warto zwrócić uwagę na to, że w wielu grupach odeszli podczas pandemii najbardziej doświadczeni działacze, a nowych brakuje, ponieważ fizycznie nie było ich przez wiele miesięcy na uczelniach. W zespołach często pozostali członkowie, którzy sami nie zdążyli zdobyć doświadczenia we wszystkich możliwych obszarach, w jakich działało koło naukowe przed pandemią. 

W związku z tym wszelkie akcje rekrutacje powinny realizowane na większą skale – nie tylko by jedynie zrekrutować nowe osoby, ale również, by odpowiednio nimi zarządzać, zaopatrzyć ich w wiedzę i doświadczenie, które pozwoli im na funkcjonowanie w pełnym wymiarze. Pamiętajmy, że w tym roku (rok akademicki 2021/2022) warto zadbać o to, żeby z informacją o rekrutacji dotrzeć szczególnie do trzech roczników: 

  • pierwszego, który dopiero zaczyna – czyli tak jak najczęściej to było w poprzednich latach 
  • drugiego, który w większości uczelni nie skorzystał  z nauki stacjonarnej, przez co studenci tego rocznika często nie szukali organizacji, 
  • trzeciego, który na uczelni był jedynie przez pół roku i nawet, jeśli byli chętni do działania często z braku pewności co dalej nie dołączyli do zespołu, lub szybko z niego zrezygnowali.

Musimy zatem wykorzystać potencjał, jaki drzemie w nadchodzącej rekrutacji! Zajmijmy się zatem dwoma aspektami: procesem rekrutacji i wdrażaniem nowoprzyjętych członków zespołu.

PROCES REKRUTACJI

Chcąc przeprowadzić proces rekrutacji zdefiniujcie wspólnie jakich osób szukacie – może jesteście grupą osób, które bardzo lubią działać, ale słabiej radzicie sobie z formalnościami? Może macie pomysły w danej dziedzinie, ale brakuje Wam wiedzy merytorycznej z innego zakresu? Może świetnie potraficie planować projekt, ale nie ma nikogo do wykonania? A może po prostu brakujeWam rąk do pracy. Rozpoczynając Wasze działania scharakteryzujcie jasno kto Wam jest potrzebny, kto mógłby wzmocnić Wasz zespół – w ten sposób otrzymacie grupę docelową do której chcecie dotrzeć. Ale jak do nich dotrzeć? Jesteście najczęściej kołem naukowym jednej uczelni – możliwości jest zatem wiele. Oczywiście warto skorzystać z popularnych portali, ale możecie skupić się również na kanałach komunikacji na uczelni. Większość kół naukowych ma swojego opiekuna – poproście go o 5 minut z zajęć we wszystkich grupach, które prowadzi. Dowiedzcie się, czy istnieje możliwość, by np. dziekanat wysłał maila do studentów danego wydziału, albo czy możecie wykorzystać przestrzeń na korytarzu by zrobić „stoisko” w którym pokażecie się światu. Form i możliwości jest bardzo dużo. Porozmawiajcie w zespole jak to się stało, że to Wy dołączyliście do organizacji – to może Wam dać wskazówki, które działania dają najwięcej efektów.

Wykorzystajcie sieć znajomych

Warto też porozmawiać z innymi kołami naukowymi i wysłać do studentów kompleksową informację nt. wszystkich kół na uczelni/wydziale.  Macie pomysł w jakiej formie przeprowadzicie? To teraz zastanówmy się jak przekonać studentów, że warto do was dołączyć. Zapamiętajcie bardzo istotną kwestię – każdy przychodzi do organizacji nie dla samej organizacji, lecz dla samego siebie. Zastanówcie się, co możecie im dać? Wskażcie im jak fajną grupą jesteście, jak jesteście otwarci i chętni do współpracy – zachęci to tych, którzy szukają relacji, może to być bardzo istotna kwestia po pandemii. Wskażcie jakie kompetencje mogą u was wykształcić – zarządzanie grupą, zarządzanie projektem, autoprezentacja, z pewnością wymienicie wiele innych, zachęci to osoby, które chcą rozwijać się nie tylko zawodowo ale również chcą zdobyć kompetencje miękkie. Może odkryjecie coś innowacyjnego, a może poznacie coś nowego, a może macie kontakty z potencjalnymi pracodawcami – pokażcie to, by zachęcić do dołączenia osoby, którym przede wszystkim zależy na rozwoju zawodowym i budowaniu doświadczenia (Przeczytaj artykuł o celach, zwróć uwagę na cele indywidualne). Po prostu – dajcie się poznać.

Mamy aplikacje. Co dalej?

Kiedy już spłyną zgłoszenia poznajcie każdą z tych osób. Zastanówcie się, czy posiadają kompetencje, potencjał lub możliwości zdobywania wiedzy, który spełnia oczekiwania Waszej grupy, czy dla każdej z przyjętych osób znajdziecie zajęcie (nic nie zniechęca tak, jak brak akceptacji lub brak zajęć w grupie w której inni pracują). Jeśli nie udało Wam się przy pierwszej okazji uzupełnić grupy takimi osobami jakich potrzebujecie, nadal brakuje Wam rąk do pracy nie bójcie się robić kolejnych rekrutacji.

PROCES WDROŻENIOWY

Początkujący działacz jest jednocześnie chętny do pracy, a jednocześnie ma w sobie wiele obaw czy podoła, czy grupa go zaakceptuje. Lider przyjmujący nowe osoby musi mieć to na uwadze. W pierwszych tygodniach po przystąpieniu do zespołu nowe osoby są najbardziej „chłonne” wiedzy. Wykorzystaj to – przemyśl każdą z nowych osób – gdzie widzisz jej miejsce? Postaraj się ich jak najlepiej poznać (możesz dać im różne małe zadania, by ich „przetestować”, zrobić z nimi testy psychologiczne, lub przeprowadzić rozmowę rozwojową), znajdź ich mocne strony i dowiedz się czego chcą się nauczyć i przydziel im zadanie, dział do pracy w którym wykorzystają to co już potrafią, a jednocześnie nauczą się tego po co przyszli. Zadbaj o to, by jak najszybciej zaczęli się uczyć się nowych rzeczy – to moment, w którym najwięcej się nauczą i jednocześnie mają najwięcej motywacji. Warto, by każda osoba wiedziała też do kogo ma się zwracać w razie wątpliwości – może to być oczywiście lider, ale może to być koordynator projektu, jeden z najbardziej doświadczonych członków, osoba, która poprzednio wykonywała dane zadanie czy „opiekun” dla każdej nowoprzyjętej osoby. Im szybciej zostaną wdrożeni, tym szybciej też będą efektywnie pracować. Konieczne jest  danie każdemu zadania! Niech czują, że są potrzebni zespołowi.

Drugą kwestią są kwestie społeczne. Większość grup ma np. jakiś swój slogan. Zadbajcie o to, żeby nowe osoby nie czuły się odrzucone, żeby rozumiały o czym rozmawiacie, z czego się śmiejecie, jakie macie swoje ulubione piosenki itp.. Jako lider zadbaj o integrację nowych członków ze starymi – często jest to problematyczna kwestia i ludzie z tej samej rekrutacji trzymają się razem odsuwając od pozostałej grupy. Wyjdźcie gdzieś razem, zagrajcie w jakąś integracyjną grę, możecie skorzystać z teambuildingu albo przeprowadzić testy, by poznać się lepiej nawzajem. Nie pozwólcie się nikomu skompromitować, ani poczuć źle w zespole. Dbajcie o pozytywne ich odczucia, by poczuli przywiązanie do grupy. 

Tylko poprzez zrekrutowanie ludzi pasujących do grupy, którzy są Wam potrzebni i poprawne ich wdrożenie poprzez wsparcie ich w zadaniach i poszerzaniu kompetencji oraz w adaptacji w nowej grupie zapewni Wam efektywnego, zadowolonego członka zespołu.