Zarządzanie zmianą

W ciągu ostatnich 2 lat zarówno koła naukowe, inne organizacje studenckie, jak również wiele firm i całe społeczeństwo musiało dostosować się do nowej rzeczywistości, w tym np. zmienić codzienne nawyki, czy nauczyć się nowych technologii.

Niestety nie wszyscy potrafili poradzić sobie ze zmianami jakich musieli dokonać, część oczekiwała jedynie końca obostrzeń mając nadzieję, że wrócą do tego co było przed wybuchem pandemii COVID – 19, a jeszcze inni wprowadzali jedynie konieczne zmiany, lub wprowadzała je chaotycznie i mało efektywnie. Warto zatem zastanowić się jaką lekcje warto wyciągnąć z tego okresu, a także jakie praktyki warto kontynuować. 

Umiejętność wprowadzania zmian jest jedną z najważniejszych kompetencji lidera. Zgodnie z teorią dr Folkmana i dr Zengera przewodzenie zmianą to jeden z 5 masztów na podstawie, których buduje się liderstwo. Należy zrozumieć, że zmiany są nieuniknione. Nie tylko podczas tak wyjątkowych sytuacji jak pandemia COVID – 19, czy podczas społecznego zrywu w celu pomocy walczącej Ukrainie, ale również w czasie, względnego spokoju. Cenną umiejętnością jest znajdowanie elementów do zmiany w szczytowej kondycji organizacji. Brak zmian zawsze doprowadza do upadku – firmy, koła naukowego, organizacji studenckiej itp.

Nie da się ukryć, że cały świat, w tym technologia, ale również np. rozwój kompetencji u ludzi cały czas się zmienia, idzie do przodu. Uznając, że w trakcie sukcesu nie musimy nic zmieniać zaczniemy się cofać – co doprowadzi do kryzysu i wywoła albo dużą rewolucję, albo rozpad. Należy przez cały czas szukać elementów w naszej pracy do zmiany. Dotyczy to wszystkich elementów naszego życia, nie tylko pracy.

Nie bez powodu od kilku lat kreuje się trend ciągłego rozwoju przez całe życie, który również wynika właśnie z większej świadomości potrzeby wprowadzania ciągłych zmian, udoskonalania, w tym samego siebie. W celu wprowadzania ciągłych zmian, które rzeczywiście mają wpłynąć na ciągły rozwój i udoskonalenie, a nie po to, żeby jedynie mieć poczucie wprowadzania zmian, należy ciągle analizować pracę całego zespołu. Każda osoba pracująca w zespole z pewnością od razu wskaże najsłabszy punkt swojego zespołu.

To właśnie powinien być pierwszy obszar, który jako pierwszy zostanie poddany zmianie. Warto mieć również kogoś w swoim zespole, kto obserwuje mechanizmy jakie zachodzą i ma za zadanie usprawniać pracę – diagnozować potrzeby członków zespołu, komunikację między nimi, rzeczywisty czas potrzebny na wykonanie poszczególnych działań.

Okazuje się, że czasami wprowadzenie prostej zmiany wpływa znacząco na efektywność zespołu np. arkusz z podziałem zadań – ktoś, kto zajmuję się pewnym zakresem nie musi kontaktować się z liderem by dowiedzieć się od kogo może uzyskać istotne dla niego informacje, ale zaglądając tam od razu może skontaktować się z odpowiednią osobą. Jest to niezwykle istotne szczególnie w dużych zespołach.

Innym przykładem jest umiejętne korzystanie z maila – nie każdy w zespole potrafi korzystać z funkcji UDW i wysyła maila pojedynczo np. do poszczególnych partnerów koła naukowego, zamiast zrobić to za jednym razem. Obserwacja swoich współpracowników i diagnozowanie jak ułatwić i usprawnić im pracę jest niezwykle istotne w rozwoju zespołu. Należy także zdawać sobie sprawę, że ciągła obserwacja i wprowadzanie małych zmian jest zdecydowanie lepsze niż duża rewolucja w zespole.

W sytuacji, kiedy zespół sobie dobrze radzi małe zmiany są znacznie mniej ryzykowne. Na uwadze jednak poza aspektem ryzyka przede wszystkim musimy mieć czynnik ludzki. Rewolucja dla wielu osób to ogromny stres, strata poczucia bezpieczeństwa, natomiast drobne korekty w ich działaniu są znacznie łatwiejsze do zniesienia i dużo szybciej zmienią swoje nawyki. 

Według badań psychologicznych większość ludzi ma trudności z wdrażaniem zmian. Ludzi dzielimy na tych, które są nastawione na zmiany i na tych, którzy są nastawieni na stabilizację. Niestety tych, którzy są nastawieni na zmiany jest znacznie mniej, większość osób dąży do poczucia bezpieczeństwa, szukają elementów stałych w swojej pracy, w swoim życiu, a każda zmiana wywołuje w nich stres, lęk przed niepowodzeniem. Takie zjawisko bierze się z wielu czynników – braku pewności siebie, braku umiejętności radzenia sobie ze stresem, braku zaufania do podejmowanych przez lidera decyzji, czy innych cech charakteru.

Cechy jakie mogą wpływać na to jak znosimy zmiany to pomysłowość, optymizm, śmiałość podejmowania ryzyka, pasja, zdolność adaptacyjna, pewność siebie i tolerancja na niepewność. Osoba, która ma na odpowiednim poziomie kompetencje pomysłowości ma poczucie, że każdy problem można rozwiązać, a trudności to tylko wyzwanie. Buduje w nich to poczucie, że nawet, jeśli zmiana okaże się niekorzystna będą potrafili odnaleźć sposób na jej poprawienie.

Osoba mało pomysłowa chodzi jedynie utartymi drogami, natomiast osoba zbyt pomysłowa może nie dostrzegać prostych rozwiązać i sama sobie utrudniać pracę. Optymizm wpływa na dostrzeganie wokół siebie możliwości i okazji, wspiera gotowość do podejmowania zmian. Pesymiści koncentrują się nie na szansach, a na trudnościach i przeszkodach. Śmiałość do podejmowania ryzyka wpływa na chęć podejmowania wyzwań, ciągłą potrzebę ruchu oraz braku stagnacji. Osoby z wysoką śmiałością są twórcami zmian, podejmują działania innowacyjne.  Pasjonaci w trudnych sytuacjach podczas wprowadzania zmian nie poddają się lękowi, poddają się entuzjazmowi i są pełni energii. Zdolność adaptacyjna bierze się z elastyczności i odporności. Elastyczność wpływa na przystosowywanie się do wymagań otoczenia.

Często takie osoby mają od początku przygotowane różne opcje. Odporność pomaga z kolei znieść niepowodzenia, dzięki czemu ludzie nie załamują się po pierwszych trudnościach. Pewność siebie wynika z kolei z zaufania do własnych zdolności i możliwości. Osoby, które często wchodzą w nowe dla siebie sytuacje łatwiej znoszą kolejne zmiany, ponieważ wiedzą, że w poprzednich sytuacjach poradzili sobie.

Znacznie bardziej wartościowe jest budowanie pewności siebie w oparciu o zaufanie do siebie wynikające z doświadczeń, niż na podstawie wiary siebie, czyli jedynie poczucia osoby, że jest w stanie sobie poradzić, lecz nie jest podparte żadnymi doświadczeniami. Warto zatem wprowadzać celowo nawet małe zmiany w swoim życiu, które będą budować zaufanie do samego siebie.

Ostatnim elementem jest tolerancja na niepewność. Sprawia to, że człowiek akceptuje niewiadomą i dopuszcza sytuacje, w których pojawią się nowe, zaskakujące elementy w każdym planie. Dzięki tolerancji na niepewność osoba nie podejmuje pochopnych decyzji czy ocen, spokojnie stawia czoła nowych wyzwaniom. Czynnikiem, który również warto brać pod uwagę jest także wiek, który w kole naukowym, które składa się z osób w podobnym wieku nie ma większego znaczenia, jednakże na przyszłość należy pamiętać, że osoby starcze poprzez większe doświadczenie – zarówno tych pozytywnych zmian jak i negatywnych są ostrożniejsi, potrzebują mniej ryzykownych zmian, chcą mieć pewność, że wprowadzana zmiana jest przemyślana, a ryzyko jest małe.

Do tego osoby starsze mają inną perspektywę od osób młodych – osoba młoda ma poczucie, że jeszcze wiele przed nią i że nawet jak się jej nie powiedzie, będzie jeszcze szansa na „zaczynanie wszystkiego od nowa”, osoba starsza często już nie wyobraża sobie rozpoczynania np. biznesu od podstaw. Do tego osoba młoda, niedługo po ukończeniu szkoły, lub nawet w trakcie ciągłego rozwoju, nauki nadal kształtuje swoją wiedze, poszerza horyzonty i często podświadomie wprowadza zmiany w swojej pracy, postawie, życiu, natomiast osoba starsza częściej polega
na wyuczonych schematach i mniej chętnie zmienia swoje przyzwyczajenia. Oczywiście zawsze znajdą się wyjątki – znajdziemy wśród starszych osób bardzo innowacyjną, która bez oporu wchodzi w nowe wyzwania, a znajdziemy także wśród osób młodych kogoś, kto nie chce poddać się najmniejszej korekcie w swojej pracy poszukując poczucia stabilizacji. 

Jak zatem wprowadzać zmiany, by były one łatwiejsze dla ludzi? Pod uwagę musimy wziąć dwa mechanizmy ludzkiego mózgu – emocjonalny i racjonalny. Według tej teorii ludzi dzielimy na słoni i jeźdźców. Słonie jako przedstawicieli kierujących się emocjonalną częścią mózgu kieruje się instynktem, odczuwaniem bólu i przyjemności. Jego zalety to zdolność odczuwania emocji, empatia, kreatywność, energia, siła i lojalność. Ma jednak swoje wady – lenistwo, kapryśność, preferencje do szybkiej nagrody i brak zainteresowania długofalową korzyścią.

Z kolei jeździec jako osoby kierujące się racjonalną częścią mózgu planują, są wizjonerami, mają szerszą perspektywę. Niestety często dreptają w miejscu, mają skłonności do zbytniej analityczności i drobiazgowości, co nie ułatwia im podejmowanie decyzji.  Według autorów jeździec zapewnia plan i wyznacza kierunek zmian, a słoń dodaje energii.

Jeśli lider dotrze jedynie do jeźdźców, ale nie przekonają słoni to ludzie zrozumieją potrzebę zmian, ale zabraknie im motywacji. Z kolei przekonując jedynie słoni lider wzbudzi pasje, energie w zespole, ale nie będą potrafili się ukierunkować, będą chcieli zmian, lecz nie będą wiedzieli jakich. Należy pamiętać, że wprowadzając zmiany trzeba zarówno dotrzeć do racjonalnej części przygotowując konkretny plan, argumenty, które popierają daną zmianę, jak również należy zachęcić ludzi, wzbudzić w nich zaangażowanie, aby nie poprzestali w dążeniu do obranego celu. 

Kreując zmiany należy zatem jasno zdefiniować obszary w jakich chcemy zmiany wprowadzać, bezustannie szukać elementów do udoskonalenia. Starać się na bieżąco wprowadzać małe, wręcz niezauważalne zmiany, które będą niosły mniejsze ryzyko, oraz mniejszy opór zespołu. Bardzo ważne jest przygotowanie konkretnego planu, argumentów, które poprą decyzje lidera. Warto zmniejszyć ryzyko (czytaj artykuł – Trudne sytuacje w zespole – minimalizowanie ryzyka) budując już na początku różne scenariusze.

Przede wszystkim jednak rozwijać w sobie i u członków zespołu kompetencje, które pomogą przejść przez zmiany, oraz skupić się zarówno na jasnym przedstawieniu planu zespołowi, by dotrzeć do osób kierujących się racjonalnością, oraz zapalić ludzi do działania, pobudzić ich emocje, ekscytacje, by osoby bardziej emocjonalne nadawały energii zespołowi. Dopiero połączenie tych wszystkich elementów wpłynie na rzeczywisty, trwały i pozytywny rezultat wprowadzanych zmian.