Budowanie zespołu

FAZY BUDOWANIA ZESPOŁU

Najbardziej popularną teorią odnośnie budowania zespołu, są fazy rozwoju zespołu wg Tuckmana. Określa on 5 etapów nim praca zespołu się normuje i członkowie zespołu efektywnie pracują.

1. Faza formowania – jest to pierwszy moment, w którym członkowie zespołu dopiero się poznają. To często etap, w którym wszyscy dobrze się dogadują, są dla siebie mili, nie ma jeszcze podziałów na grupy. W tej fazie lider powinien skupić się na budowaniu poczucia bezpieczeństwa i zaufania, zadbać o to, by ludzie mieli okazję się poznać, by nie czuli obaw naturalnie towarzyszących człowiekowi wchodzącemu w nowe towarzystwo i nowe obowiązki. To również moment, żeby zbudować zasady współpracy, poznać oczekiwania współpracowników i ich ambicje i aspiracje co do zadań, którymi chcą się zajmować.
2. Faza konfliktu – kiedy ludzie już się poznają zaczynają dostrzegać różnice między nimi, oraz wady pozostałych. Chcą także zadbać o swoje bezpieczeństwo i koncentrują się wtedy na swoich interesach. To moment w którym możemy zauważyć też podział na grupy oraz wybijanie się naturalnych liderów. Lider na tym etapie powinien dbać o kulturę wypowiedzi wśród członków, pozwalać jednocześnie na konstruktywny konflikt, by dać przestrzeń dla emocji. Powinien być też gotowy na to, że sam jako lider może być w tej fazie mocno krytykowany przez członków swojego zespołu. Uczestnicy łagodniej przejdą do następnej fazy, jeśli zobaczą, że możliwe jest różnienie się, akceptacja różnych poglądów dzięki dobrej komunikacji i konstruktywnym rozmowom.
3. Faza normowania – po konfliktach i różnicowaniu członkowie zespołu dochodzą do wspólnych celów i norm, identyfikują się z grupą. To również faza, kiedy często zaczynają traktować siebie jako grupa, mówiąc o członkach zespołu „my”. Zaczyna się budować także kultura grupy – pojawiają się nawyki, powiedzonka, hasła, piosenka – łączące członków elementy. Ludzie coraz efektywniej zaczynają współpracować. Lider powinien wzmacniać pozytywne zachowania, dbać o motywacje, przydzielać coraz trudniejsze zadania.
4. Faza współpracy/działania – to faza, podczas której członkowie zespołu powinni się usamodzielnić, znać dobrze swoje obowiązki, wiedzieć nad czym pracują. W tym etapie potrafią się różnić i akceptują to, a co najważniejsze potrafią efektywnie organizować swoją pracę. Lider powinien dbać podczas tej fazy o doprecyzowanie podziału pracy, doceniać aktywność członków zespołu, dbać o energię w zespole i pozwalać na ich samodzielną pracę.

Każdy z zespołów przechodzi po kolei przez wszystkie fazy. Zdarza się oczywiście, że na każdym etapie pojawiają się konflikty, kryzysy, jednak nie są one na tyle mocne i nie dotyczą już tak bardzo pozycji w zespole i jej pracy jak w drugiej fazie. Każda zmiana osobowa zespołu – po rekrutacji nowych osób, powoduje, że zespołów ponownie należy zbudować. W kołach naukowych i wszystkich organizacjach studenckich jest to niezwykle istotny element, ponieważ niezwykle często zmienia się skład osobowy tych zespołów. Studenci zazwyczaj na uczelni są około 5-6 lat, a w takich organizacjach często dużo krócej. Co roku, lub częściej prowadzone są rekrutacje i zespół ponownie przechodzi przez wszystkie te fazy. W tym przypadku lider jeszcze bardziej powinien obserwować swoją grupę i odpowiednio reagować na poszczególnych etapach. Pomocna może również okazać się również poniższa teoria.

5 DYSFUNKCJI ZESPOŁU WG LENCIONEGO

Autor tej teorii uchwycił z kolei pewne problemy jakie pojawiają się podczas budowania zespołu i wskazał na czym lider powinien po kolei się skupić, by przejść łagodniej przez cały proces budowania zespołu.

1. Brak zaufania – wiąże się on z pierwszą faza budowania zespołu – formowania. To właśnie ten moment, kiedy obcy ludzie zbierają się w grupę. Każdy z członków – czy to bardziej czy mniej otwarta osoba odczuwa pewien dyskomfort w nowym środowisku, jak i brak zaufania wobec nich. Dopiero poznając się nawzajem nabieramy zaufania do współpracowników. Zaufanie jest niezwykle istotne do prawidłowego funkcjonowania zespołu. Lider chcąc wesprzeć członków swojej grupy powinien zadbać na początku o ich intensywną integrację, która pozwoli na otworzenie się wszystkich na siebie i przełamanie tej bariery.
2. Strach przed konfliktem – pamiętając o fazach zespołu, żeby zespół mógł iść dalej członkowie muszą przejść przez fazę konfliktu, docierania się. Konflikt poza tym bardzo istotny jest też do tego, by właśnie oczyścić atmosferę – bardzo ryzykowna jest sytuacja, gdy ktoś wszystko trzyma w sobie, ponieważ potem wybuchnie z dużo większą mocą. Konflikt jest także ważny dla rozwoju grupy – jeśli nikt z nikim nie będzie dyskutować, będą jedynie sobie nawzajem przytakiwać to nie będą nic zmieniać, wprowadzać innowacji, nie poznają innego punktu widzenia, a jak wiemy, kto stoi w miejscu, cofa się. Żeby pomóc ludziom otwarcie mówić co myślą, co pomoże w przełamaniu tej bariery i pozwoli zespołowi pójść dalej należy zadbać o to, żeby wszyscy czuli się na równi, że np. staż w tej organizacji nie oznacza, że ktoś jest „wyżej” i ma większe prawo się wypowiadać. Należy też zwrócić uwagę na poziom dyskusji – konstruktywną rozmowę – by nikt, kto wypowiada swoje pomysły czy odczucia nie poczuł się wyśmiany, pominięty. Warto zatem zbudować kontrakt, regulamin, wspólne zasady, których wszyscy członkowie zespołu powinni przestrzegać, w których zostaną zawarte właśnie takie elementy. Jeśli jako lider widzisz też kilka osób, które mniej się wypowiadają, daj im poczuć, że ich głos jest dla ciebie ważny i bezpośrednio pytaj ich o zdanie.
3. Brak motywacji – jest to najtrudniejszy etap dla wielu liderów, właśnie z tą dysfunkcją liderzy mają największy problem. Szczególnie trudna, jeśli lider nie zadba o odpowiednie, poprzez konstruktywne rozmowy, przejście przez konflikt i konflikt spowodował wręcz podział zespołu, gdy grupa „przegranych” nie wykazuje żadnej chęci do współpracy. Lider na tym etapie powinien powrócić do tematów integracji, zjednoczenia grupy, budowania w nich poczucia jedności. Wiąże się to z fazą normowania zespołu.
4. Brak odpowiedzialności – pojawiająca się również w fazie normowania, jednak dotyczy bardziej kwestii zadaniowej. Wykazując brak motywacji, chęci do pracy coraz mniej zwracamy uwagę na jakość wykonywanej pracy, zdarzają się coraz częściej opóźnienia, a także coraz mniej zgłaszamy się do nowych zadań. Na tym etapie lider powinien mocno skupić się na weryfikacji efektów pracy. Warto wprowadzić system sprawozdawania się – czy to w formie mailowej, czy poprzez cotygodniowe zebrania przed całym zespołem. Powoduje to, że nawet osoby, którym mniej się chce pracować po tygodniu, dwóch, w których wykazali mniejszą aktywność postarają się na następny jednak coś przygotować ze względu na presję grupy i poczucie wstydu, że znowu nie widać żadnych efektów jego pracy. 
5. Brak dbałości o wyniki – jeżeli ktoś nie bierze odpowiedzialności za swoją pracę tym bardziej nie będą dbać o wyniki pracy całej grupy. To też moment w którym mogą wziąć górę indywidualne ambicje i członkowie mogą skupić się jedynie na dobrym wykonywaniu własnych obowiązków, nie patrząc na to jak radzą sobie jako grupa. Lider powinien jasno zaznaczać grupowe cele, wskazywać na jakim etapie są jako zespół, dodawać wsparcie zespołu tym, którzy radzą sobie gorzej. Warto też wizualizować cele i etapy pracy – poprzez jakieś zapisy na tablicy, odliczanie dni do wydarzenia, podzielenie projektu na etapy i wyznaczenie kamieni milowych, by widzieli, że jako grupa są coraz bliżej osiągnięcia sukcesu.

Podsumowując, przyjmując nowe osoby jako lider należy zwracać uwagę na to, w jakiej fazie jest zespół i przełamywać po kolei wszelkie bariery, które są naturalne. Nie zaczynać od pracy z zespołem, a od jej integracji, wypracowania zasad. Nie wolno zapomnieć o motywacji, oraz wprowadzeniu kontroli, by efektywnie pracować. Na końcu zadbać o poczucie jedności w grupie i stawianie wspólnych celów jako priorytet nad indywidualnymi ambicjami.