Ewaluacja projektu

Projekt został zrealizowany. Wydaje się, że wszystko wyszło zgodnie z planem, jednak warto to zweryfikować. Dlatego po każdej pracy należy przeprowadzić odpowiednią ewaluację. Definicja jest obrazowana na wiele sposobów, jednak każda z nich oznacza pewnie proces. W słowniku PWN ewaluacja oznacza określenie wartości. (1) Jednakże, J.J. Guilbert definiuje ewaluację jako „proces diagnostyczno-oceniający, zawierających w sobie elementy pomiaru, osądu i decyzji”.(2)  Jednocześnie H. Mizerek rozumie to jako „systematyczny proces obejmujący zbieranie informacji oraz zdawanie relacji (w postaci raportu) z tego, jak się rzeczy mają, z intencją dostarczenia danych ułatwiających podejmowanie decyzji”.(3) Dlatego przeprowadzając ewaluację w sposób właściwy należy poddać pod ocenę realizowany projekt uwzględniając kryteria, które pozwolą odpowiedzieć na pytania, czy przedsięwzięcie zostało zrealizowane w sposób najefektywniejszy oraz co można poprawić podejmując się projektu po raz kolejny. Ewaluacja jest jednym z etapów projektu, który jest realizowany w sposób profesjonalny. Nie sztuką jest samo przeprowadzenie badania lub zbudowanie modelu, lecz również poddanie działań pod weryfikację i wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

Ewaluację projektu może podzielić na wiele obszarów. Jednym z nich jest informacja zwrotna (tzw. Feedback) od interesariuszy. Przykładem może być projekt koła naukowego dotyczący badania wpływu światła na porost roślin. W takim przypadku jednym z kluczowych odbiorców jest otoczenie społeczno-gospodarcze, a w szczególności firmy produkujące oprawy oświetleniowe lub hodowcy badanych roślin. Planując realizację danego przedsięwzięcia, pomysłodawca za wszelką cenę stara się zadowolić odbiorców i przyczynić się do rozwoju pewnej dziedziny. Bez poznania opinii interesariuszy nie ma podstaw do udoskonalania swojej pracy. Wykorzystanie projektu w praktyce jest jednoznaczne z weryfikacją jego skuteczności, dlatego warto konfrontować to z ekspertami, których dotyczy projekt. Feedback jest wyrażeniem opinii na temat zadowolenia z wykonanych działań. Może stanowić pochwałę lub konstruktywną krytykę. Jednakże istotne jest, aby się z nią zapoznać bez obaw, a jedynie dla upewnienia, że działania mają sens. Informacja zwrotna przyczynia się nie tylko do ulepszenia swoich działań, czy zadowolenia interesariuszy, ale również pokazania im, że ich zdanie jest doceniane, a teoria znajduje swoje odzwierciedlenie w praktyce. Istnieje wiele sposobów na zbieranie opinii odbiorców projektu. Mogą to być rozmowy stacjonarne i online, konferencje z możliwością dyskusji lub tzw. telemarketing, czyli feedback bezpośredni innym sposób to ankiety papierowe. Jednym z najczęściej stosowanych jest elektroniczna ankieta zadowolenia, którą można wygodnie wypełnić w formie online. Taki sposób feedbacku jest wygodny do opracowania i szybkiego wyciągnięcia wniosków. W ankiecie należy uwzględnić najbardziej kluczowe, z punktu widzenia wykonawcy i odbiorcy, pytania zamknięte oraz możliwość wyrażenia dłuższej oceny, co pozwala na wskazanie plusów i minusów projektu, których nie było w pytaniach ankietowych. 

Kolejnym obszarem ewaluacji jest podsumowanie elementów projektu w zespole. Właściwa analiza zrealizowanego przedsięwzięcia powinna odbywać się przy obecności wszystkich członków grupy, aby poznać jak najszerszy punkt widzenia i zweryfikować czy na każdym stanowisku zdanie jest jednakowe. Elementy, które mogą zostać poddane dokładnej analizie to: podział zadań, liczba obowiązków i obciążenia poszczególnych osób powierzonymi zadaniami. W ramach tego obszaru ewaluacji należy zorganizować dyskusję wśród członków zespołu, aby poddać analizie podjęte inicjatywy w ramach projektu. W takim przypadku można przenieść realizację projektu na wykres Gantta, co pozwoli na ewentualne wyeliminowanie działań zbędnych lub zaoszczędzenie czasu, poprzez zmianę kolejności zadań, w kolejnej edycji przedsięwzięcia. Udział całej grupy pozwoli na uwzględnienie każdego, nawet z punktu widzenia odbiorcy, niezauważalnego działania, co przyczyni się do dokładnej analizy zadań i pozwoli przygotować instrukcję pracy do następnego przedsięwzięcia. Dzięki temu plan działania do kolejnego etapu już w tzw. przedbiegach poskutkuje oszczędnością cennego czasu pracy członków zespołu. 

Kolejnym obszarem jest zapoznanie się z feedbackiem od współpracowników. W celu poznania opinii członków zespołu można zastosować analizę SWAT, czyli metodę wymienienia na karteczkach mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń w przypadku realizacji kolejnej edycji projektu. Zebrane karteczki można analizować w grupie i tym samym znajdować rozwiązania pojawiających się problemów. Często jednak w zespole mogą pojawić się obawy przed przedstawieniem uwag, ponieważ mogą obejmować elementy personalne, co nie oznacza, że należy zachować to dla siebie, a jedynie w odpowiedni sposób przedstawić je dla dobra projektu i przyszłej wspólnej pracy. Jedną z metod przedstawiania oceny, uwzględniającej minus projektu lub pracy przy nim, jest „metoda kanapki”, która polega na wyrażeniu swojej opinii w kolejności: pozytywna, negatywna, pozytywna. Przekazanie jak i odbieranie konstruktywnej krytyki bywa niełatwe. Dlatego stosując metodę kanapki można łagodniej przyjąć negatywną opinię i jednocześnie otworzyć się na szukanie rozwiązań, zamiast odbierać informację jako atak i skupiać się jedynie na obronie. Jednak przedstawiając zauważone naszym zdaniem minusy, zarówno w zespole jak i indywidualnie, należy dać szansę drugiej stronie na wyjaśnienia, plan naprawczy, ale również przedstawienie własnej opinii, ponieważ nie zawsze musimy mieć rację. (4 – focus.pl)

Równie skuteczną metodą przedstawiania swojej opinii mającej na celu dokonanie ewaluacji projektu jest „metoda UFO”. Pracując nad analizą działań w zespole należy przemyślanie wyrażać swoje zdanie, aby nie powodować konfliktów i jednocześnie nie obrazić czyjeś pracy i poświęconego czasu. Dlatego odpowiednią metodą jest przedstawienie swojej opinii w następującej kolejności: Uczucia – Fakty – Oczekiwania. Rozpoczęcie wyrażania swojego zdania od uczuć powoduje złagodzenie drugiej osoby, a czasami nawet wprowadzenie w drobne zakłopotanie. Kiedy rozmówca wpadł w zakłopotanie i nabrał pewnego rodzaju litości można przedstawić fakty, które nie są słowami pochwalnymi. Jednak należy pamiętać również o przedstawieniu oczekiwań, które stanowią natychmiastową propozycję rozwiązania sytuacji lub pomocy w działaniach naprawczych. 

Ewaluacja projektu to pewnego rodzaju analiza stawianych kroków, którą warto przygotować w wersji pisemnej, aby nie pominąć żadnego kamienia milowego podczas kolejnych zadań. Każdy projekt powinien zakończyć się ewaluacją, aby mieć pewność, że podjęte działania zostały zrealizowane w odpowiedni sposób, a czas poświęcony na ich wykonanie został w pełni wykorzystany. W przypadku kół naukowych ewaluacja ma również za zadanie przekazanie informacji kolejnym członkom organizacji w jaki sposób zrealizować przedsięwzięcie i jakich ewentualnych błędów unikać.