Strategia budowania relacji z otoczeniem zewnętrznym

Działalność kół naukowych opiera się o naukę, chęć rozwoju i relacje. Niezwykle istotnym elementem funkcjonowania kół jest współpraca. Słysząc „otoczenie zewnętrzne” na pierwszą myśl nasuwa się środowisko społeczno-gospodarcze, czyli rynek pracy oraz partnerów, którzy mogą wspierać materialnie, finansowo lub merytorycznie projekty. Ich realizacja często wiąże się z ponoszeniem kosztów, dlatego koła naukowe poszukują wsparcia w uczelni, ale również u sponsorów zewnętrznych, jakimi są firmy związane z podejmowanym działaniem.

W celu nawiązania współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym koła podejmują inicjatywy w postaci przesłania oferty współpracy, wykonanie telefonu do osoby odpowiedzialnej za działania sponsorskie lub umówienie spotkania w celu dyskusji nad wsparciem projektu. Jednak to nie zawsze przynosi oczekiwany rezultat. Firmy posiadają rozpisane budżety na dany rok, mają swoje określone cele strategiczne i marketingowe lub zwyczajnie może nie przekonać ich podejmowane zadanie realizowane przez grupę studencką. 

Relacje z otoczeniem społeczno-gospodarczym wiążą się niekiedy z dłuższym okresem współpracy. Nic od razu. Firmy muszą odpowiednio zaplanować swoje wydatki, gdzie uwzględnią wsparcie projektu. W oczekiwaniu na decyzję warto budować odpowiednią narrację poprzez zapraszanie do udziału w wydarzeniach organizowanych przez koło naukowe, przesyłanie podsumowania działań, prowadzenie w odpowiedniej formie mediów społecznościowych, gdzie umieszcza się informacje w zakresie wyników pracy, podejmowanych działań i inicjatyw. Dzięki temu firma, na której wsparciu zależy kołu naukowemu, zapamięta i zaangażuje się w jego funkcjonowanie. 

Działania marketingowe już na etapie organizacji studenckich są ważne. Wciąż stanowi to naukę i rozwój umiejętności, który przyda się w przyszłej pracy zawodowej. Jednakże z perspektywy członka koła naukowego, któremu zależy na otrzymaniu wsparcia finansowego, istotne jest podejmowane inicjatyw związanych z aktywną promocją, przynoszącą oczekiwane rezultaty w postaci wsparcia. 

Współpraca to korzyść obopólna, dlatego tak ważne jest przekazanie interesującej propozycji w zamian za oczekiwane wsparcie. Może to być w postaci promocji danej firmy, ale również może to być włączenie do podejmowanych działań. Firma może zaangażować się w projekt od wewnątrz poprzez wsparcie merytoryczne lub udostępnienie maszyn i materiałów, których koło naukowe nie posiada. 

Otoczenie zewnętrze to także inne koła naukowe z tej samej uczelni, jak i innych szkół wyższych. Współpraca pomiędzy kołami może opierać się na tworzeniu wspólnych projektów, gdzie przy zestawieniu dwóch różnych dziedzin nauki istnieje możliwość zbudowania zaawansowanego, rozbudowanego i robiącego duże wrażenie na odbiorcach, projektu. Przykładem może być koło naukowe opierające swoją działalność na współpracy z dziećmi i młodzieżą oraz koło zajmujące się konstruowaniem pojazdów. Wspólnie mogą stworzyć wydarzenie mające na celu zapoznanie najmłodszych z budowaniem samochodów pełnowymiarowych oraz zabawkowych. Kolejnym przykładem współpracy pomiędzy kołami może być grupa zajmująca się budowaniem robotów oraz psychologiczna zajmująca się analizą zachowań i reakcji ludzi. Coraz częściej towarzyszące roboty w dzisiejszym świecie, różnie wpływają na odczucia społeczeństwa. Koło naukowe psychologów dzięki powstałemu robotowi koła naukowego robotyki może przeprowadzić ciekawe badanie, natomiast koło robotyki dzięki przeprowadzonym badaniom koła psychologów może udoskonalić funkcjonowanie robota i dostosować do oczekiwań społeczeństwa. Jest to przykład współpracy, która działa na korzyść obu grup studenckich. Wspólne działania nie muszą opierać się jedynie o dwa koła naukowe. Projekt może powstać na podstawie współpracy wielu jednostek. Najważniejszy jest efekt działań. W celu nawiązania relacji z innymi kołami istotne jest śledzenie osiągnięć i możliwości innych organizacji. 

Koła naukowe mają szerokie pole do współpracy również z licznymi organizacjami, m.in. takimi które zajmują się prowadzeniem badań lub analiz, ale także charytatywnymi, które organizują wydarzenia mające na celu edukację lub zbiórki pieniędzy na cele pomocowe. Młodzi naukowcy będący członkami organizacji studenckich i kół naukowych poprzez swoje działania mogą dzięki realizowanym projektom tworzyć wspaniałe inicjatywy. W przypadku akcji charytatywnych koła mogą przeznaczyć swoje prace na aukcje w celu zbiórki pieniędzy na działania wspierające. We współpracy z organizacjami prowadzącymi badania i analizy koła mogą włączyć się w ich prowadzenie. W celu zbudowania takich relacji i współpracy z organizacjami należy prowadzić w sposób systematyczny swoje media społecznościowe lub prezentować podczas licznych konferencji swoje działania. Jednocześnie w celu rozbudowania swoich inicjatyw warto prowadzić rozeznanie otoczenia zewnętrznego i nawiązywać kontakty nie tylko w celu poszukiwania finansów, ale również w celu rozwoju. Taka forma działań może finalnie pozytywnie wpłynąć na odbiór partnerów i sponsorów, którzy poprzez ich wsparcie może osiągnąć na tej podstawie szerszą promocję swojej firmy.

Budowanie relacji należy jednak rozpocząć już od wnętrza uczelni. Współpraca z władzami uczelni, nauczycielami akademickimi i pracownikami naukowymi przyczynia się do stałego rozwoju, ale także poszerzania możliwości. Promowanie uczelni na zewnątrz, pomysłowość i chęć działania oraz profesjonalne podejście do realizacji przedsięwzięć udowadnia, że warto inwestować w działalność danego koła naukowego. Dlatego też tak istotne jest zaangażowanie grupy w pracę nad projektami i pokazywanie swoich możliwości na zewnątrz, jak i wewnątrz alma mater. 

Strategię budowania relacji z otoczeniem zewnętrznym należy rozpocząć od szczegółowej analizy możliwości wykonanych zadań pod względem czasu pracy i liczby członków mogących zaangażować się w działanie. Następnym krokiem jest przeprowadzenie rozeznania mającego na celu zebranie właściwego otoczenia zewnętrznego, które może wyrazić zainteresowanie współpracą nad projektem. W celu nawiązania relacji należy, jednakże przeanalizować możliwości oferty oraz sposobu zachęcenia do współdziałania. 

Otoczenie zewnętrzne pozytywnie wpływa na funkcjonowanie kół naukowych, czego efektem może być bogatszy projekt pod względem finansowym, ale przede wszystkim merytorycznym.