Budowanie współpracy zewnętrznej

Najprostszym – poproszenie o wsparcie władz uczelni jednak często zdarza się, że nawet uczelnia ma ograniczone możliwości lokowania środków w projekty studenckie. Wtedy pojawia się możliwości zależna w dużej mierze od członków organizacji lub koła naukowego. Tym rozwiązaniem jest nawiązywanie współpracy zewnętrznej umożliwiającej pozyskiwanie funduszy lub eliminowanie kosztów realizacji projektu. 

Nawiązywanie współpracy zewnętrznej jest pewnego rodzaju budowaniem sieci składającej się z niezbędnych elementów. Po pierwsze członkowie organizacji takiej jak koło naukowe oraz ośrodków zewnętrznych, czyli firm lub instytucji, z którymi nawiązywana jest współpraca. Kluczowym elementem jest wspólny cel, który przyczyni się do chęci współpracy oraz zjednoczy członków. Cel mieści w sobie kolejne ważne punkty łączące sieć w całość. Wspólne działania podejmowane przez obie strony, wspólne zasoby, które są oferowane i z których członkowie mogą wzajemnie korzystać. Następnie zasady współpracy, które utrzymują sieć. W zależności od rodzaju oferty mogą one być bardziej lub mniej sformalizowane. Ich zadaniem jest ułatwienie działań partnerów oraz koordynacja pracy. Sposobem podtrzymania sieci jest wyznaczenie narzędzi współpracy, czyli między innymi określenie metod komunikacji. Tak wygląda „książkowa” współpraca zewnętrzna, jednak w rzeczywistości może się różnić. Wymaga przede wszystkim odpowiedniej analizy potrzeb i środowiska społeczno-gospodarczego oraz ciekawej oferty, która zaprezentuje korzyści nawiązania współpracy.

Potrzeb organizacji studenckiej, jaką jest koło naukowe, jest wiele w zależności od realizowanego projektu. Wśród najczęściej spotykanych wyróżnić można potrzeby:

BARTEROWE – oferta dotycząca m.in. przekazania produktów, które firma produkuje lub też gadżetów firmy, które można wykorzystać jako nagrody w przypadku organizacji konkursu lub podziękowań dla członków zespołu;

TECHNOLOGICZNE – oferta może dotyczyć udostępnienia sprzętu specjalistycznego, które pozwoli zrealizować projekt;

WSPARCIE PROMOCYJNE  – oferta mająca na celu promowanie działań obu współpracujących ze sobą stron;

WSPARCIE SPECJALISTYCZNE – oferta może obejmować porady od osób, firm lub instytucji będących ekspertami w dziedzinie dotyczącej projektu;

ROZWOJOWE – oferta może mieć za zadanie szukanie oraz łączenie rozwiązań podczas realizacji projektu;

POZNANIE RYNKU – oferta ma na celu rozeznanie jak wygląda rynek pracy, ale również nawiązanie współpracy, która w przyszłości może okazać się również zdobyciem pracy zawodowej przez członków kół naukowych;

FINANSOWE – oferta dotyczy zdobycia środków na realizację założonych zadań w ramach przedsięwzięcia.

Przed podjęciem wszelkich działań mających na celu przygotowanie oferty, należy przeprowadzić odpowiednią analizę potrzeb. W zależności od rodzaju podejmowanego przedsięwzięcia pożyteczne są różne rodzaje wsparcia. Oferta współpracy powinna uwzględniać dokładnie określone potrzeby, aby odbiorca mógł zweryfikować czy choć jeden z punktów jest w stanie spełnić. Jednocześnie przed przekazaniem oferty należy właściwie zlustrować środowisko społeczno-gospodarcze, aby nawiązać współpracę jedynie z grupą potencjalnie zainteresowanych, a tym samym, aby wsparcie było również atrakcyjne dla nadawców oferty. 

Budowanie współpracy jest procesem, który nie kończy się jedynie na otrzymaniu jednorazowego wsparcia. Wśród najistotniejszych zasad skutecznego budowanie współpracy zewnętrznej należy wyróżnić:

1. Szczegółowe rozeznanie dotyczące firmy lub instytucji i jej oferty, które stanowi przygotowanie do potencjalnej rozmowy w zakresie współpracy oraz dostosowanie przedstawionych potrzeb do możliwości;
2. Dobre przygotowywanie oraz rozeznanie z kim odbędzie się spotkanie. Brak spełnienia tego punktu może stanowczo przekreślić współpracę z uwagi na nieprofesjonalne lub lekceważące podejście do drugiej strony. 
3. Utrzymywanie stałego kontaktu z partnerem pozwala na stałe budowanie świadomości potrzeby nawiązania współpracy po obu stronach, a jednocześnie uświadamia jak ważne z punktu widzenia zainteresowanego jest otrzymanie wsparcia.
4. Dostarczenie obiecanych świadczeń, które zostały założone w zamian za wsparcie ze strony firmy lub instytucji. Niespełnienie tego punktu może doprowadzić do wycofania się ze współpracy oraz wyciągnięcie konsekwencji wynikających z umowy pomiędzy partnerami. Tym samym przekreśli to możliwość dalszej współpracy. Dlatego też należy dokładnie zweryfikować treść podpisanego porozumienia, aby nie zapomnieć o żadnym z zawartych w nim punktów.
5. Poinformowanie wcześniej o potencjalnych problemach, które pojawiały się w trakcie realizacji projektu. W każdym przedsięwzięciu mogą pojawić się komplikacje również na etapie wywiązywania się z umowy z partnerem. Dlatego warto informować o tym w trakcie realizacji projektu, a na koniec najlepszym rozwiązaniem jest sporządzenie podsumowania wszystkich aktywności wraz z wnioskami oraz działaniami naprawczymi, które na koniec projektu można przekazać partnerowi.
6. Podziękowanie za współpracę w danym roku. Jak za każde wsparcie należy podziękować, tak również firmie lub instytucji warto przekazać w profesjonalnej formie podziękowania. Niekiedy wystarczająca jest wiadomość e-mail, natomiast warto również przygotować w eleganckiej formie papierowej oficjalne podziękowanie za współpracę i przyczynienie się do realizacji projektu, którym partner będzie mógł pochwalić się w swojej siedzibie lub na swojej stronie internetowej. Taka forma podziękowania z pewnością będzie doceniona i przyczyni się do chęci dalszej współpracy o ile założone zadania zostały również spełnione.
7. Przypominanie o sobie przy różnych okazjach. Warto pamiętać o osobach, firmach lub instytucjach, które przekazały wsparcie i dzięki którym projekt został zrealizowany. Takie działanie również ma na celu dbanie o dalszą współpracę. Dlatego też istotne jest zaznaczenie w kalendarzu, aby pamiętać o przesyłaniu życzeń świątecznych oraz jubileuszowych partnerowi. 
8. Przekazywanie kontaktu do kolejnej osoby odpowiedzialnej za współpracę zewnętrzną. Mając na celu stałą współpracę z firmą lub instytucją należy zadbać również o stały kontakt. W przypadku koła naukowego, w którym członkowie się zmieniają, ważne jest, aby w organizacji pozostawały kontakty do partnerów, którzy wspierają ich działania. Dlatego też przekazanie kontaktu należy dokonać obustronnie, np. poprzez przesłanie maila z podziękowaniem za dotychczasową współpracę i przekazaniem kontaktu do osoby, która dalej z ramienia koła naukowego będzie odpowiedzialna za współpracę.  Jednocześnie istotne jest przekazanie historii współpracy, aby następca nie stanął przed koniecznością budowania współpracy od podstaw. 

Nawiązywanie relacji ze środowiskiem społeczno-gospodarczym wiążą się również z poznaniem podstaw negocjacji, które pozwolą zachęcić do współpracy, a jednocześnie wypracować najkorzystniejsze punkty oferty. 

Dzięki zbudowaniu współpracy z firmami lub instytucjami zewnętrznymi koło naukowe ma szansę na zwiększenie atrakcyjności projektu, a tym samym poszerzenie świadomości o jego istnieniu na arenie ogólnopolskiej jak i międzynarodowej w zależności od zasięgu działalności partnera.