Zarządzanie zespołem

OBSZARY ZARZĄDZANIA ZESPOŁEM

Zastanawiając się nad zarządzaniem zespołem w zależności od naszych doświadczeń każdy z nas skupi się na innym aspekcie. Są to m.in.:

1. Wyznaczanie celów zespołu – nadanie kierunku, w jakim zespół podąża, określenie, jakimi zadaniami się zajmuje. (Wróć do artykułu o wyznaczaniu celów)
2. Motywowanie członków zespołu – dbanie o wysoki poziom chęci do pracy, która przekłada się na wysoką efektywność. (Wróć do artykułu o motywowaniu członków zespołu)
3. Delegowanie zadań – wyjątkowo ważny, a często pomijany element. Nie wystarczy współpracownikowi powiedzieć „zrób”, każdy potrzebuje innego podejścia podczas przydzielania zadań i powinna być to dłuższa czynność niż wydanie polecenia. Członkowie zespołu powinni czuć bezpieczeństwo, komfort w działaniu, znać konkretne oczekiwania lidera, jakich efektów końcowych oczekuje, do kiedy powinien wykonać wyznaczone zadanie. Lider nie powinien też zapominać o przekazaniu wagi zadania – zdając sobie sprawę, po co ma to zrobić i jak ważne to jest, inaczej, bardziej odpowiedzialnie podejdzie do działania. Warto także wskazać, u kogo może znaleźć pomoc, być może ktoś w zespole wykonywał podobne zadanie, by czuł wsparcie, i że nie został z trudnym zadaniem, które budzi obawy u członka zespołu. 
4. Rozwiązywanie problemów – to na liderze spoczywa odpowiedzialność za pracę zespołu i to właśnie lider powinien podejmować kluczowe dla pracy zespołu decyzje oraz rozwiązywać najtrudniejsze problemy i brać na siebie najtrudniejsze zadania. 
5. Wsparcie w rozwoju – lider powinien mieć także na względzie rozwój członków zespołu. Każdy w grupie interesuje się czymś innym, do czegoś innego ma większe predyspozycje i co najważniejsze ma inne aspiracje. Lider powinien wiedzieć, w jakim kierunku dany członek zespołu chce się rozwijać i tak dobierać mu zadania oraz przyrost kompetencji, np. poprzez szkolenia, żeby wesprzeć współpracowników w ich ścieżce rozwojowej. Bardzo istotne jest także przeprowadzanie rozmów rozwojowych, indywidualnych między liderem, a członkiem zespołu.

Zakres obowiązków lidera jest bardzo szeroki. Lider powinien poza trafnym zdiagnozowaniem tego na jakim etapie jest jego zespół (Wróć do artykułu Budowanie zespołu) musi także trafnie diagnozować potrzeby każdego z członków jego zespołu. Wspomóc w tym może poniższa teoria.

STYLE ZARZĄDZANIA WG BLANCHARDA

Autor tej teorii wyodrębnił 4 typy współpracowników w zależności od ich zaangażowania i posiadanych kompetencji. Do każdego z tych członków zespołu lider powinien mieć inny styl zarządzania. 

1. Pracownik na początku posiada niskie kompetencje, natomiast ma bardzo wysokie zaangażowanie. Przypomnij sobie, jak przychodziłeś do nowego zespołu – z pewnością chciałeś pokazać się z jak najlepszej strony i zdecydowanie bardziej przykładałeś się do obowiązków. Osoba na tym etapie najczęściej nie jest zdolna do samodzielnego wykonywania zadań, gdyż posiada za małą wiedzę. Potrzebuje wdrożenia, ale ze względu na swoją wysoka motywację można powiedzieć, że wszystko chłonie jak gąbka.
   
   Odpowiednim stylem zarządzania w tym przypadku jest INSTRUKTOR, czyli osoba, która mocno skupia się na uczeniu innych, tłumaczeniu, przekazywaniu wskazówek. Na tym etapie to lider powinien wyznaczać cele oraz sposób w jaki współpracownik ma je osiągnąć. To lider ocenia pracę i decyduje. Pracownik ma wtedy mało pola do własnej interpretacji.

2. Osoba na drugim etapie ma jeszcze niskie, lub średnie kompetencje, ale jego zaangażowanie gwałtownie spada. Najczęściej jest to pewnego rodzaju kryzys, ponieważ możliwe, że zespół właśnie wszedł w fazę konfliktów i osoby, dla których dobra atmosfera i współpraca zespołu są kluczowe są zniechęcone. Innym powodem jest to, że osoba uświadamia sobie, że jeszcze nie zna wszystkiego, że zadania ją przerastają, że przyrost kompetencji nie jest tak szybki jaki by chciała. Pojawia się frustracja i spada zaangażowanie.
   
   Odpowiednim stylem zarządzania w tym przypadku jest TRENER, tym razem lider nie zajmuje się już tylko rozwijaniem kompetencji, ale jeszcze dochodzi do tego motywowanie członka zespołu. Lider już nie tyle kieruje działaniami współpracownika, a bardziej doradza mu, trenuje nabyte umiejętności. Na zachętę wyraża dużo uznania za każdą dobrze wykonaną pracę, wykazuje zrozumienie dla niepewności współpracownika, jego frustracji i różnych form jego oporu. Na tym etapie jednak nadal lider w dużej mierze kontroluje pracę i wskazuje konsekwencje działań podwładnego. 

3. Trzeci etap występuje wtedy, kiedy kompetencje znacznie już wzrosną – są średnie lub wysokie, natomiast występuje nadal niskie zaangażowanie. Może ono występować z dwóch powodów – jeden, w sytuacji nadal średnich kompetencji, kiedy to współpracownik zaczyna coraz bardziej wątpić w swoje możliwości, dwa, z kolei w sytuacji wysokich kompetencji może okazać się, że współpracownik już zdobył całą możliwą wiedzę w danym zakresie i czuje się znudzony zadaniem, jakie wykonuje.
   
   Odpowiednim stylem zarządzania w tym przypadku jest COACH, zatem lider na tym etapie powinien przede wszystkim skupić się na wsparciu współpracowników, zamiast na dokształcaniu ich. Dawać coraz więcej swobody w działaniu, przenosić kontrolę i decyzję coraz bardziej na pracownika, angażować go w aktywne podejmowanie decyzji. Nie powinien także dawać wskazówek i rad bez wyraźnej prośby członka zespołu. Powinien natomiast wspierać go w działaniu, dostrzegać niepewność, dbać o podwyższenie poziomu motywacji. Warto by lider wzmacniał pozytywne zachowania i dostrzegał sukcesy. 

4. Ostatni najwyższy etap to wysokie kompetencje i wysokie zaangażowanie. Członkowie na tym etapie są już świadomi swoich możliwości, odpowiednio są dobrane do nich zadania, dobrze czują się w grupie. Mają odpowiednie kompetencje i wysoką motywację do efektywnego działania.
   
   Odpowiednim stylem zarządzania w tym przypadku jest DELEGUJĄCY, zatem taki, w którym lider obdarza współpracownika bardzo dużym zaufaniem, deleguje mu zadania i pozwala wykonywać samodzielnie. Dodaje mu dodatkowe uprawnienia i pozwala samodzielnie podejmować większość decyzji, jedynie dyskretnie obserwując podopiecznego i dając mu dobry przykład działania. 

Pamiętajmy jednak, że każdy z pracowników, szczególnie np. zmieniając stanowisko, zakres swoich działań, lub pracując pod presją może cofnąć się do poprzednich faz. Mając to na uwadze jasno widać, że lider w swoim zarządzaniu musi wciąż manewrować między wsparciem w rozwoju kompetencji współpracownikiem, a pracą nad poziomem motywacji.