Mając już ustalony skład osobowy zespołu w jakim będziecie pracować przez najbliższy czas w kole naukowym warto zadbać o to, by ustalić wspólnie zasady współpracy. Bardzo ważne jest, by były to zasady respektowane przez wszystkich i pomagały każdemu z członków zespołu pracować efektywnie. Równie ważny jest jasny podział obowiązków. W celu wypracowania zasad współpracy warto skorzystać z poniższych narzędzi.
BALON / STATEK POTRZEB
Narzędzie to pozwala poznać preferencje członków Waszego zespołu na trzech płaszczyznach.
- CO PRZESZKADZA?
Uczestnicy opisują zachowania, przeszkody, które powodują, że trudniej się im pracuje. Jeśli nie pracujecie ze sobą zbyt długo znajdziecie tu doświadczenia członków zespołu z pracy w innych grupach. Jest to wskazówka dla zespołu, a przede wszystkich dla lidera jakie obawy mają członkowie jego zespołu, z jakim bagażem doświadczeń przychodzą i czego nie chcieliby w Waszej współpracy. - OCZEKIWANIA
Każda osoba przychodząc do zespołu ma pewne oczekiwania wobec niego – czegoś chce się nauczyć lub doświadczyć, być może przychodzi poznać przyjaciół na lata, a czasami ma bardzo sprecyzowane oczekiwania wobec lidera i całego zespołu co do traktowania i współpracy. Jest to bardzo ważny element, by wszyscy wzajemnie poznali swoje oczekiwania i starali się im sprostać. - CO POMAGA?
Jest to przeciwieństwo pierwszego obszaru. Ma na celu wskazać pozytywne wzorce, jakie elementy współpracy wspomagają ich efektywność. Możecie także zauważyć jakie zachowania, wzorce się powtarzają, które są najważniejsze dla większości zespołu.
Co zyskujecie?
Szczególnie w nowym zespole bardzo trudno jest zachęcić ludzi do takich „zwierzeń”, jak również w zespołach z większym doświadczeniem np. w okresie jakiegoś kryzysu. Narzędzie jakim jest balon/statek potrzeb ma na celu wspomóc w anonimowy sposób uzyskać takie informacje.
Wystarczy, że narysujecie na flipcharcie lub wyświetlcie na ścianie obrazek statku, lub balonu z koszem. Wytłumaczcie grupie, że woda przeszkadza statkowi płynąć w odpowiednim kierunku i obrazuje elementy, które przeszkadzają im w pracy, żagle wspierają statek w dopłynięciu do celu i oznaczają właśnie te elementy, które pomagają im pracować, natomiast statek jest to miejsce w którym są obecnie i w którym mają konkretne sprecyzowane oczekiwania.
To samo tyczy się balonu potrzeb – ziemia ściąga go w dół i wskazuje na to co przeszkadza, sam balon niesie kosz w górę – pomaga w locie, a kosz to nasze tu i teraz – oczekiwania. Rozdajcie wszystkim członkom zespołu kartki post-it w trzech kolorach. Niech czerwone oznaczają to co im przeszkadza, zielone to co im pomaga, na żółtych niech zapiszą swoje oczekiwania – wszystko anonimowo.
Kilka wskazówek
Pamiętajcie, że każdy z nas ma różne doświadczenia – jedni mają ich więcej, inni mniej i każdy potrzebuje innej liczby kartek i czasu na zapisanie swoich elementów, dajcie więc swobodnie zespołowi tyle czasu ile każdy potrzebuje. Jest to bardzo istotna faza, namawiajcie by zapisali dosłownie wszystko co przychodzi im do głowy. Po tym, jak wszyscy już zapiszą wszystkie trzy elementy poproście ich by przykleili na właściwym miejscu – czerwone na wodzie/ziemi, zielone na żaglach/balonie i żółte na statku/koszu. Osoba, która prowadzi to spotkanie powinna po zebraniu wszystkich kartek zrobić przerwę i posegregować kartki – część rzeczy będzie się powielać, zatem warto za jednym razem omówić temat na wszelkie sposoby. Jeśli masz wątpliwości do jakiegoś zapisu pozostaw karteczkę bez segregacji.
KONTRAKT
Po przerwie lider powinien wytłumaczyć uczestnikom, że wszystkie spisane przez nich elementy postaracie się przełożyć na wspólne zasady współpracy – kontrakt/regulamin. Jest to narzędzie, które ma uporządkować Waszą współpracę, dokument, dzięki któremu każdy poczuje, że jest w zespole, w którym chce działać i w którym respektowane są jego zasady.
Pamiętajcie jednak, że bardzo istotne jest to, żeby każdy członek zespołu na każdą zapisaną zasadę się zgodził. Jeśli nie będzie zgody chociaż jednej zasady istnieje ryzyko, że nie będzie ona ich przestrzegać, a skoro nie będzie ich przestrzegać możecie dojść do etapu, w którym zasady przestają u Was obowiązywać. Taka forma – budowanie kontraktu na podstawie wcześniej spisanych informacji sprawi, że zasady dostosujecie całkowicie do ludzi tworzących obecnie Waszą grupę. Do tego, będąc świadomym, że zapisane reguły wynikają właśnie z ich potrzeb i mają dać im komfort pracy będą mocniej ich przestrzegać. Jest to również odciążenie dla lidera.
Kontrakt niejako daje prawo każdemu z członków zwrócenie uwagi innej osobie, że umawialiście się na jakąś konkretną zasadę i prosi o jej przestrzeganie, dzięki czemu lider nie musi interweniować w każdej sytuację między członkami zespołu. Istotne jest również to, że jeśli chcemy, żeby taki kontrakt/regulamin miał jakikolwiek sens musi to być „żywe” narzędzie, tzn. musicie co jakiś czas (np. przy ewaluacji projektu, Waszej pracy) wracać do niego i weryfikować, czy wszystkie zasady nadal są dla wszystkich ważne, czy może są w nim zapisane takie, które jednak się nie sprawdziły. Do tego często eliminując jakieś elementy, szczególnie, gdy kontrakt spisujecie z zespołem, który już ze sobą pracuje i pojawiają się w nim sprawy nie tylko przeszkadzające im w poprzednich zespołach, ale również w tym, z którym obecnie pracujecie, często po wyeliminowaniu takiego czynnika na wierzch wychodzą kolejne, które wcześniej były niezauważalne.
Należy wtedy dopisać nowe elementy, a nawet warto zrobić ponownie balon/statek potrzeb i przejść przez procedurę ponownie. Pisząc kontrakt pamiętajcie także, by nie pominąć żadnej kartki, nawet, jeśli jako prowadzącym wydaje się „śmieszna” lub niezrozumiała – być może dla innych w zespole jest to bardzo istotne. Rozpoczynajcie od elementów „co przeszkadza?”, ponieważ to są największe obawy członków zespołu, budzące najwięcej emocji i na to właśnie najbardziej czekają.
Przejdźcie następnie przez „oczekiwania”, a na koniec „co pomaga”, dzięki czemu zakończycie na pozytywnych akcentach. Starajcie się przełożyć każdą z karteczek na zasadę w regulaminie, oczywiście z uwzględnieniem zgody wszystkich członków grupy. Po kilku karteczkach z pewnością okaże się, że zapisane zasady już zapewniają jakiś element, który znajduje się na kolejnych, jednakże nie pomijaj żadnej – wszystkie omów i upewnij się, że zasady są wystarczające, czy nie chcą jeszcze czegoś dopisać lub zmienić któryś z punktów. Pamiętajcie też, żeby jasno sprecyzować każde ze stwierdzeń, omówić szczegółowo, by każdy rozumiał zasady tak samo.
Przykład?
Prosty przykład – dla jednych szczerość to informacja, że mają mówić prawdę, dla drugich to nie tylko mówienie prawdy, ale mówienie wszystkiego co się wie, jakie się ma pomysły itp., niezatajanie niczego. Podobny przykład to szacunek – każdy z nas nieco inaczej go pojmuje. Wyjaśnijcie zatem zapisując jakąkolwiek z reguł co ona dokładnie dla zespołu oznacza. Po akceptacji przez wszystkich wypracowanych zasad współpracy poproście każdego członka zespołu o złożenie podpisu pod takim kontraktem – dzięki temu, będziecie mieć pewność, że wszyscy zgadzają się na dane reguły i zobowiązują się do ich przestrzegania. Nie zapomnijcie umieścić kontrakt lub jego zdjęcie w miejscu dostępnym dla Was wszystkich.
